Self-Storage-Software im DACH-Raum
Was in Deutschland, Österreich & der Schweiz wirklich im Einsatz ist - und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Sie suchen Software für Ihr Self-Storage und finden vor allem US-Programme, die im DACH-Raum niemand einsetzt. Hier laufen elf Programme, die meisten von europäischen Herstellern: welche das sind, wann sich der Wechsel von der Tabellenkalkulation lohnt und wonach Sie auswählen. Den Überblick gibt Self-Storage in Deutschland.
1. Warum zeigt Google vor allem US-Software?
Weil Self-Storage in den USA ein großes Thema ist, Self-Storage in Europa aber noch relativ neu. Deshalb findet man bei der Suche nach Self-Storage-Software vor allem englischsprachige Seiten und Software aus den USA.
Aber Verwaltungsprogramme für Self-Storage aus den USA, wie sitelink oder Storable Edge (früher storEDGE), sind in der DACH-Region nicht im Einsatz. Schuld sind Unterschiede in der Buchhaltung, Bezahlstandards und die strenge DSGVO, die viele Anbieter abschreckt. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz brauchen andere Lösungen.
2. Wann brauche ich eine neue Software?
Sobald Ihre Mieterverwaltung in der Tabellenkalkulation mehr Arbeit macht, als sie spart. Irgendwann ist es so weit: Das Geschäft läuft, die Mieter kommen, und die selbstgestrickte Lösung kommt nicht mehr mit.
Die typischen Anzeichen, dass ein Wechsel auf ein neues Verwaltungsprogramm sinnvoll wäre:
- Fehler schleichen sich ein: Die Tabelle zur Verwaltung der Mieter ist gewachsen und wird oft bearbeitet - Fehler bei der Bearbeitung fallen nicht sofort auf, manchmal nie.
- Einschulung fällt schwer: Sie haben es geschafft, alles zu verwalten, aber die Kombination aus Buchhaltungs- und Zutrittsprogramm, Tabellen und Papierformularen ist einem Neueinsteiger schwer zu erklären.
- Mitarbeiter haben nicht alle Daten: Jeder Standort hat seine eigene Tabelle, die Buchhaltung ist separat. Wenn ein Mieter vor der Tür steht, weiß man nie, ob er gezahlt hat oder nicht.
- Doppelte Arbeit: Mieter werden an jedem Standort separat geführt und manchmal doppelt. In der Buchhaltung werden sie nochmal erfasst. Die Verwaltung braucht zu viel Zeit und ist fehleranfällig.
Das alles kommt Ihnen viel zu bekannt vor? Dann wissen Sie es schon: Eine neue Software muss her.
Manchmal kennt man einen Programmierer - und der schlägt gerne vor, doch etwas zu entwickeln. Soll man es machen? Nein, sagen wir - aus langer Erfahrung.
3. Soll ich eigene Software entwickeln lassen?
Nein: Für die meisten Immobilieneigentümer und Investoren lohnt sich eigene Software nicht. Die Frage stellt sich trotzdem oft, denn die Auswahl an Self-Storage-Software ist groß und verwirrend, besonders für Smart Self-Storage ohne Personal vor Ort.
Mit KI ist Softwareentwicklung zwar günstiger geworden. Immobilieneigentümern und Investoren fehlen aber meist die Kontakte und die Ressourcen, um Software bauen und laufend warten zu lassen. Denn Software muss jedes Jahr nachgebessert und am aktuellen Stand gehalten werden, und die großen Anbieter haben dafür Dutzende Mitarbeiter und investieren Millionen. Wollen Sie das?
„Wenn Sie Software entwickeln wollen, dann sollten Sie gute Gründe haben und davor alle anderen Möglichkeiten geprüft haben. Wir finden: Meistens ist es nicht nötig - es gibt genug fertige Programme, die immer besser werden.“
2015 haben wir begonnen, für unsere Kunden die ersten voll automatisierten Self-Storage-Anlagen zu entwickeln. Damals gab es noch keinen Weg um die Softwareentwicklung herum. Heute hat der Markt große Fortschritte gemacht: Wer eine moderne Lösung bauen will, muss nicht mehr tief in die Tasche greifen.
Es gibt immer mehr Software und Hardware, die vollständig im Internet läuft, ohne Installation auf dem PC. Damit sind Geschäftsmodelle möglich, bei denen Mieter online buchen und sofort einziehen.
Die Auswahl an web-basierter Self-Storage-Software macht eigene Softwareentwicklung deshalb meist überflüssig.
Unsere Empfehlung: Prüfen Sie ausgiebig, was am Markt existiert, bevor Sie eigene Software entwickeln lassen. In den meisten Fällen deckt fertige Software Ihren Bedarf, und Sie sparen hohe Investitionen.
4. Welche Software läuft im DACH-Raum?
Vor allem Software europäischer Hersteller; warum die US-Programme fehlen, steht oben. Im DACH-Raum vertreten sind:
| Programm | Was es ist |
|---|---|
| Storeganise | Buchung und Verwaltung für Self-Storage und Valet Storage. Internationaler Anbieter, starkes Wachstum in Deutschland. |
| 6Storage | Aus St. Louis; Mieterportal und Online-Buchung als Zusatzmodul, verkauft auch in die EU. |
| anny | Buchungsplattform für alles, was sich buchen lässt, mit eigener Lösung für Self-Storage; in Deutschland gehostet, ISO-27001-zertifiziert. |
| garagen.app | Von der ordana GmbH aus Oberhausen, für Garagen-, Storage- und gemischte Mietparks; Anfrage, Vertrag, Rechnung und Zahlung in einem System. |
| Kinnovis | Aus Brunn am Gebirge bei Wien; Online-Buchung, Mieterportal und eigenes Zutrittssystem, Kunden in ganz Europa. |
| selfstorage.team | Aus Reinbek bei Hamburg, nur für Deutschland; SEPA-Lastschrift, Bankabgleich und DATEV-Export sind Standard, die Server stehen in Deutschland. |
| Space Manager | Von RADical Systems aus Guildford, mit deutschsprachiger Website; vor Ort oder als Spaceman Cloud. |
| Stora | Buchung und Verwaltung samt Website für den Standort, eng mit Stripe verbunden; seit kurzem mit deutschsprachigem Vertrieb. |
| Store365 (Store-IT) | Holländischer Anbieter, seit 2000 am Markt, bei Betreibern in mehr als 17 Ländern im Einsatz; früher in Deutschland beliebt. |
| StoRegister | Verwaltet neben Lagerabteilen auch Paletten, Garagen und Stellplätze für Boote und Wohnmobile; laut Hersteller auch in Deutschland im Einsatz. |
| U-Store.IT | 2011 für einen Betreiber in München entwickelt und daraus ein Produkt geworden. Zuletzt wenig Aktivität bekannt. |
5. Wie wähle ich die richtige Software?
Mit einer Checkliste: Vergleichen Sie systematisch, was jede Software kann und was Ihr Betrieb braucht. Wir arbeiten mit Self-Storage-Betreibern aus allen Ländern und jeder Größe und kennen viele Anwender der obigen Programme. Bei jeder Self-Storage-Software ist es gleich: Manche Anwender lieben sie, manche wollen nur noch weg. Wie das?
Self-Storage-Software muss zum Unternehmen passen. Jeder Betrieb hat eigene Abläufe und Eigenheiten. Während ein Anbieter seine Software nur noch in der Cloud betreiben will, will der andere lieber auf Nummer sicher gehen und das Programm als Installation vor Ort, das auch dann noch läuft, wenn das Internet ausfällt.
„Prüfen Sie genau, was Sie kaufen. Vergleichen Sie die Anbieter systematisch und wählen Sie eine Software, die auch langfristig zu Ihrem Unternehmen passt.“
Wenn wir für unsere Kunden Software prüfen, legen wir Checklisten an, und vergleichen dann den aktuellen Stand jeder Software mit dem Bedarf unserer Kunden. Das Ergebnis ist eine Bewertung die klar macht, welcher Kandidat am besten passt. Diese Punkte sind immer auf unserer Checklist – und sollten auch auf Ihre:
- Online-Buchung: Sollen Kunden bei Ihnen online buchen & sofort einziehen können? Wollen Sie eine eigene Website entwickeln, oder soll die Software einen Shop enthalten, der dem Mieter das Buchen ermöglicht?
- Buchhaltung: Werden Belege an Ihr Buchhaltungssystem überspielt? Unterstützt die Software Ihr Buchhaltungsprogramm wie DATEV oder BMD? Welche Zahlungsmethoden wollen Sie anbieten? Verwenden Sie schon Bezahlanbieter, bei denen Sie bleiben möchten?
- Hosting: Soll die Software vor Ort gehostet werden oder doch lieber im Browser laufen? Diese Frage hat viel damit zu tun, wie Sie arbeiten wollen und ob Sie dem Hersteller vertrauen, die Anwendung auch langfristig verlässlich bereitstellen zu können.
- DSGVO: Unterstützt Ihre Software die DSGVO nicht, drohen Strafen. Prüfen Sie die Verträge; Karibu bietet eine DSGVO-Prüfung zusammen mit einem Datenschutzbeauftragten an.
- Smart Locks: Welche Smart Locks werden unterstützt? Wie sollen Ihre Kunden das Self-Storage betreten - mit Chip oder Karte, PIN-Code, Handy? Soll das Smart-Lock-System auch Schlösser für jede Box ermöglichen?
- Support: Gibt es einen deutschsprachigen Support, oder ist Englisch genug? Welche Erreichbarkeiten erwarten Sie? Wollen Sie eine Schulung vor Ort oder lieber eine Software, die keine braucht?
Oft reicht es, wenige Punkte herauszupicken, aber in der Tiefe zu behandeln. Denken Sie sich in Themen wie Bezahlung, Zutritt und Verwaltungsprozesse hinein. Sprechen Sie mit Ihrem Team, listen Sie alles auf und versuchen Sie alle Kriterien systematisch zu erfassen. Manchmal kommen wichtige Punkte erst beim Testen der Anwendungen auf - bleiben Sie offen dafür, Ihre Liste auszubauen, und dass der Test etwas dauern kann.
Egal, wie Sie es machen: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Software zu prüfen! Die mühsame Arbeit macht sich bezahlt: Mit einer genauen Prüfung kaufen Sie Software nur einmal ein und sparen sich für den späteren Betrieb viel Chaos und Ärger.
6. Wie prüfe ich, ob mein Mieter zahlen kann?
Mit einer Bonitätsprüfung bei der Buchung. In modernen Self-Storages läuft der Vertragsabschluss kontaktlos über die Website. Das ist effizient, weckt aber Sicherheitsbedenken: Wer ist mein Mieter, und kann er zahlen?
Bonitätsprüfungen sind eine geschickte Lösung, beide Fragen zu beantworten - denn sie bestätigen nicht nur die Zahlungsfähigkeit, sondern indirekt auch die Identität.
Was ist eine Ampelauskunft?
Eine Ampelauskunft ist eine Kreditauskunft, die die Kreditwürdigkeit in den Farben Rot, Gelb und Grün bewertet. Sie basiert auf historischen Daten; anbieten sie etwa Creditreform und Schufa in Deutschland oder der KSV1870 in Österreich.
Vermietet man online, lässt sich die Prüfung einfach in die Software einbauen. Sie erfolgt im Hintergrund, ohne dass der potenzielle Mieter es merkt. Mit der Zustimmung zu den AGB oder der Datenschutzerklärung wird auch das Einverständnis zur Durchführung erteilt.
So werden die Ampelfarben häufig interpretiert:
- grün: Buchung akzeptieren - der Mieter bemerkt nichts
- gelb: Buchung zur manuellen Intervention markieren
- rot: Mieter ablehnen, Buchung stornieren
Was bringt eine tagesaktuelle Prüfung?
Sie zeigt die aktuelle Zahlungsfähigkeit, die historische Daten nicht abbilden. Eine Ampelauskunft erkennt zwar notorische Nichtzahler, aktuelle Zahlungsprobleme oder eine bessere Bonität bleiben aber unerkannt - so werden die falschen Mieter bestätigt.
Moderne Lösungen wie FINcredible lösen das Problem mit einer tagesaktuellen Bonitätsprüfung über das Bankkonto des Mieters. Das funktioniert ähnlich wie PayPal - über ein Pop-up, das dem Kunden direkt angezeigt wird. Man muss nur das Konto freigeben.
Was muss die Software dabei können?
Sie muss Ihren Anbieter für Bonitätsprüfungen anbinden, bei Online-Buchungen automatisch prüfen und gelbe Fälle zur manuellen Prüfung weiterleiten. Prüfen Sie bei der Auswahl:
- Welche Anbieter werden unterstützt? (Schufa, Creditreform, KSV1870, FINcredible)
- Automatisierung: Erfolgt die Prüfung automatisch bei Online-Buchungen?
- Workflow-Integration: Wie werden "gelbe" Fälle zur manuellen Prüfung weitergeleitet?
- Kosten: Eine Ampelprüfung kostet etwa 2 €, tagesaktuelle Prüfungen etwa 12 €
Wir sehen drei Gruppen von Betreibern:
Der Sparsame: Wer streng kalkuliert, will zusätzliche Kosten vermeiden. Eine Ampelprüfung für 2 € kann schon zu teuer sein.
Der Minimalist: Der Rauswurf von Mietern gehört im Self-Storage dazu. Manche Betreiber setzen lieber auf Kaution und einen effektiven Räumungsprozess.
Der Vorsichtige: Räumungen machen Ärger und gehen ins Geld. Bonitätsprüfungen sparen für diese Betreiber Ärger und zahlen sich auf lange Sicht aus.
