Self-Storage-Software im DACH-Raum

Was in Deutschland, Österreich & der Schweiz wirklich im Einsatz ist - und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Inhaltsverzeichnis

Warum die Suchergebnisse in die Irre führen
Wann brauche ich eine neue Software?
Vermeiden Sie Softwareentwicklung!
Verwaltungsprogramme in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Wie wähle ich die richtige Software?
Mieterprüfung & Bonitätsanalyse in der Software
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Warum die Suchergebnisse in die Irre führen

Sucht man in Google nach Self-Storage Software, findet man viele englischsprachige Seiten und Software aus den USA - der Grund ist einfach: In den USA ist Self-Storage ein großes Thema, in Europa noch relativ neu.

Aber Verwaltungsprogramme für Self-Storage aus den USA, wie sitelink oder storEDGE, sind in der DACH-Region nicht im Einsatz. Schuld sind Unterschiede in der Buchhaltung, Bezahlstandards und die strenge DSGVO, die viele Anbieter abschreckt. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz brauchen andere Lösungen.

In diesem Artikel lesen Sie, welche Programme Self-Storage-Unternehmer in Deutschland, Österreich und der Schweiz wirklich einsetzen, worauf man bei der Auswahl achten sollte, und was für unsere Kunden am besten funktioniert hat.

Wann brauche ich eine neue Software?

Irgendwann ist es soweit: Das Geschäft läuft, die Mieter kommen, und die selbstgestrickte Mieter-Verwaltung in der Tabellenkalkulation macht mehr Arbeit, als sie spart.

Die typischen Anzeichen, dass ein Wechsel auf ein neues Verwaltungsprogramm sinnvoll wäre:

Fehler schleichen sich ein: Die Tabelle zur Verwaltung der Mieter ist gewachsen und wird oft bearbeitet - Fehler bei der Bearbeitung fallen nicht sofort auf, manchmal nie.
Einschulung fällt schwer: Sie haben es geschafft, alles zu verwalten, aber die Kombination aus Buchhaltungs- und Zutrittsprogramm, Tabellen und Papierformularen ist einem Neueinsteiger schwer zu erklären.
Mitarbeiter haben nicht alle Daten: Jeder Standort hat seine eigene Tabelle, die Buchhaltung ist separat. Wenn ein Mieter vor der Tür steht, weiß man nie, ob er gezahlt hat oder nicht.
Doppelte Arbeit: Mieter werden an jedem Standort separat geführt und manchmal doppelt. In der Buchhaltung werden sie nochmal erfasst. Die Verwaltung braucht zu viel Zeit und ist fehleranfällig.

Das alles kommt Ihnen viel zu bekannt vor? Dann wissen Sie es schon: Eine neue Software muss her. Manchmal kennt man einen Programmierer - und der schlägt gerne vor, doch etwas zu entwickeln. Soll man es machen? Nein, sagen wir - aus langer Erfahrung. Unsere Gründe lesen Sie im nächsten Abschnitt:

Vermeiden Sie Softwareentwicklung!

Blickt man sich am Markt um, wird die große Auswahl an Self Storage Softwares schnell verwirrend. Besonders, wer auf innovative Konzepte wie Smart Self-Storage ohne Personal vor Ort abzielt, stellt sich schnell die Frage, ob man nicht doch seine eigene Software entwickeln sollte.

Hier tappt man aber schnell in eine Kostenfalle: Wer selbst entwickelt, investiert initial um die 100.000 € oder mehr und hat anschließend eine Software, die jährlich für mehr als 10.000 € nachgebessert und am aktuellen Stand gehalten werden muss. Und das sind noch kleine Summen, denn die großen Anbieter haben Dutzende Mitarbeiter und investieren Millionen, um ihr Produkt auszubauen. Wollen Sie das?

Wenn Sie Software entwickeln wollen, dann sollten Sie gute Gründe haben und davor alle anderen Möglichkeiten geprüft haben. Wir finden: Meistens ist es nicht nötig - es gibt genug fertige Programme, die immer besser werden.

2015 haben wir begonnen, für unsere Kunden die ersten voll automatisierten Self-Storage-Anlagen zu entwickeln. Damals gab es noch keinen Weg um die Softwareentwicklung herum. Heute, fünf Jahre später, hat der Markt große Fortschritte gemacht. Wer eine moderne Lösung bauen will, muss nicht mehr tief in die Tasche greifen.

Mittlerweile gibt es aber immer mehr Software und Hardware, die vollständig im Internet läuft, ohne Softwareinstallation auf dem PC - damit wurde die Voraussetzung für innovative Geschäftsmodelle geschaffen, mit denen eine Online-Buchung und ein sofortiger Einzug möglich werden.

Die interessante Auswahl an neuer, web-basierter Self-Storage-Software erübrigt oft eigene Softwareentwicklung. Lesen Sie im nächsten Kapitel, worauf Sie bei der Auswahl einer Self-Storage-Software achten sollten.

Unsere Empfehlung: Vermeiden Sie die Entwicklung einer eigenen Self-Storage-Software! Prüfen Sie erst ausgiebig, was am Markt existiert. In den meisten Fällen werden Sie Ihren Bedarf abdecken und hohe Investitionen sparen können.

Verwaltungsprogramme in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Sucht man in Google nach Self-Storage-Software, sind in den Ergebnissen Programme wie SiteLink oder storEDGE ganz weit oben. Was man aber nicht weiß: Im deutschen Sprachraum sind sie nicht aktiv - andere Buchhaltungsstandards und Anforderungen wie DATEV oder die DSGVO machen den Markteintritt für die großen Anbieter aus den USA mühsam und angesichts lokaler Konkurrenz nicht lohnenswert.

Wie wähle ich die richtige Software?

Wir arbeiten mit Self-Storage-Anbietern aus allen Ländern und jeder Größe - und kennen viele Anwender der obigen Programme. Etwas überraschend ist es bei jeder Self-Storage-Software gleich: Manche Anwender lieben sie, manche wollen nur noch weg. Wie das?

Self-Storage-Software muss zum Unternehmen passen. Jeder Betrieb hat eigene Abläufe und Eigenheiten. Während ein Anbieter seine Software nur noch in der Cloud betreiben will, will der andere lieber auf Nummer sicher gehen und das Programm als Installation vor Ort, das auch dann noch läuft, wenn das Internet ausfällt.

Prüfen Sie genau, was Sie kaufen. Vergleichen Sie die Anbieter systematisch und wählen Sie eine Software, die auch langfristig zu Ihrem Unternehmen passt.

Wenn wir für unsere Kunden Software prüfen, legen wir Checklisten an, und vergleichen dann den aktuellen Stand jeder Software mit dem Bedarf unserer Kunden. Das Ergebnis ist eine Bewertung die klar macht, welcher Kandidat am besten passt. Diese Punkte sind immer auf unserer Checklist – und sollten auch auf Ihre:

Online-Buchung: Sollen Kunden bei Ihnen online buchen & sofort einziehen können? Wollen Sie eine eigene Website entwickeln, oder soll die Software einen Shop enthalten, der dem Mieter das Buchen ermöglicht?
Buchhaltung: Werden Belege an Ihr Buchhaltungssystem überspielt? Unterstützt die Software Ihr Buchhaltungsprogramm wie DATEV oder BMD? Welche Zahlungsmethoden wollen Sie anbieten? Verwenden Sie schon Bezahlanbieter, bei denen Sie bleiben möchten?
Hosting: Soll die Software vor Ort gehostet werden oder doch lieber im Browser laufen? Diese Frage hat viel damit zu tun, wie Sie arbeiten wollen und ob Sie dem Hersteller vertrauen, die Anwendung auch langfristig verlässlich bereitstellen zu können.
DSGVO: Unterstützt Ihre Software die DSGVO nicht, drohen Strafen. Prüfen Sie die Verträge - oder fragen Sie uns nach unserer unschlagbar günstigen DSGVO-Prüfung, die wir in Kooperation mit einem Datenschutzbeauftragten anbieten.
Smart Locks: Welche Smart Locks werden unterstützt? Wie sollen Ihre Kunden das Self-Storage betreten - mit Chip oder Karte, PIN-Code, Handy? Soll das Smart-Lock-System auch Schlösser für jede Box ermöglichen?
Support: Gibt es einen deutschsprachigen Support, oder ist Englisch genug? Welche Erreichbarkeiten erwarten Sie? Wollen Sie eine Schulung vor Ort oder lieber eine Software, die keine braucht?

Oft reicht es, wenige Punkte herauszupicken, aber in der Tiefe zu behandeln. Denken Sie sich in Themen wie Bezahlung, Zutritt und Verwaltungsprozesse hinein. Sprechen Sie mit Ihrem Team, listen Sie alles auf und versuchen Sie alle Kriterien systematisch zu erfassen. Manchmal kommen wichtige Punkte erst beim Testen der Anwendungen auf - bleiben Sie offen dafür, Ihre Liste auszubauen, und dass der Test etwas dauern kann.

Egal, wie Sie es machen: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Software zu prüfen! Jeder Fehler, den Sie jetzt vermeiden, zahlt sich Ihnen zehnfach zurück. Die mühsame Arbeit macht sich bezahlt: Mit einer genauen Prüfung kaufen Sie Software nur einmal ein und sparen sich für den späteren Betrieb viel Chaos und Ärger.

Mieterprüfung & Bonitätsanalyse in der Software

In modernen Self-Storages läuft der Vertragsabschluss kontaktlos über die Website. Das ist effizient, weckt aber Sicherheitsbedenken: Wer ist mein Mieter, und kann er zahlen?

Bonitätsprüfungen sind eine geschickte Lösung, beide Fragen zu beantworten - denn sie bestätigen nicht nur die Zahlungsfähigkeit, sondern indirekt auch die Identität.

Die "Ampelauskunft"

Anbieter wie die deutsche Creditreform, Schufa oder österreichische KSV1870 bieten eine Kreditauskunft, die auf historischen Daten basiert - die Kreditwürdigkeit wird mit einer "Ampelauskunft" in den Farben rot, gelb & grün beurteilt.

Vermietet man online, lässt sich die Prüfung einfach in die Software einbauen. Sie erfolgt im Hintergrund, ohne dass der potenzielle Mieter es merkt. Mit der Zustimmung zu den AGB oder der Datenschutzerklärung wird auch das Einverständnis zur Durchführung erteilt.

So werden die Ampelfarben häufig interpretiert:

grün: Buchung akzeptieren - der Mieter bemerkt nichts
gelb: Buchung zur manuellen Intervention markieren
rot: Mieter ablehnen, Buchung stornieren

Tagesaktuelle Bonitätsprüfung

Das Problem sind die historischen Daten: Notorische Nichtzahler werden zwar erkannt, aktuelle Zahlungsprobleme oder bessere Bonität bleiben aber unerkannt - so werden die falschen Mieter bestätigt.

Moderne Lösungen wie FINcredible lösen das Problem mit einer tagesaktuellen Bonitätsprüfung über das Bankkonto des Mieters. Das funktioniert ähnlich wie PayPal - über ein Pop-up, das dem Kunden direkt angezeigt wird. Man muss nur das Konto freigeben.

Software-Integration & Entscheidungshilfen

Bei der Auswahl Ihrer Self-Storage-Software sollten Sie prüfen:

Welche Anbieter werden unterstützt? (Schufa, Creditreform, KSV1870, FINcredible)
Automatisierung: Erfolgt die Prüfung automatisch bei Online-Buchungen?
Workflow-Integration: Wie werden "gelbe" Fälle zur manuellen Prüfung weitergeleitet?
Kosten: Eine Ampelprüfung kostet etwa 2 €, tagesaktuelle Prüfungen etwa 12 €

Wir sehen drei Gruppen von Betreibern:

Der Sparsame: Wer streng kalkuliert, will zusätzliche Kosten vermeiden. Eine Ampelprüfung für 2 € kann schon zu teuer sein.

Der Minimalist: Der Rauswurf von Mietern gehört im Self-Storage dazu. Manche Betreiber setzen lieber auf Kaution und einen effektiven Räumungsprozess.

Der Vorsichtige: Räumungen machen Ärger und gehen ins Geld. Bonitätsprüfungen sparen für diese Betreiber Ärger und zahlen sich auf lange Sicht aus.