Self-Storage-Software im DACH-Raum

Was in Deutschland, Österreich & der Schweiz wirklich im Einsatz ist – und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Warum die Suchergebnisse in die Irre führen

Sucht man in Google nach Self-Storage Software, findet man viele englischsprachige Seiten und Software aus den USA – der Grund ist einfach: in den USA ist Self-Storage ein großes Thema, in Europa noch relativ neu.

Aber Verwaltungsprogramme für Self-Storage aus den USA, wie sitelink oder storEDGE, sind in der DACH-Region nicht im Einsatz. Schuld sind Unterschiede in der Buchhaltung, Bezahlstandards und die strenge DSGVO, die viele Anbieter abschreckt. Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz brauchen andere Lösungen.

In diesem Artikel lesen Sie, welche Programme Self-Storage-Unternehmer in Deutschland, Österreich und der Schweiz wirklich einsetzen, worauf man bei der Auswahl achten sollte, und was für unsere Kunden am besten funktioniert hat.

Wann brauche ich eine neue Software?

Irgendwann ist es soweit: Das Geschäft läuft, die Mieter kommen, und die selbstgestrickte Mieter-Verwaltung in der Tabellenkalkulation macht mehr Arbeit, als sie spart.

Die typischen Anzeichen, dass ein Wechsel auf ein neues Verwaltungsprogramm sinnvoll wäre:

  1. Fehler schleichen sich ein: Die Tabelle zur Verwaltung der Mieter ist gewachsen und wird oft bearbeitet – Fehler bei der Bearbeitung fallen nicht sofort auf, manchmal nie.
  2. Einschulung fällt schwer: Sie haben es geschafft, alles zu verwalten, aber die Kombination Buchhaltungs- und Zutrittsprogramm, Tabellen und Papierformularen ist einem Neueinsteiger schwer zu erklären.
  3. Mitarbeiter haben nicht alle Daten: Jeder Standort hat seine eigene Tabelle, die Buchhaltung ist separat. Wenn ein Mieter vor der Tür steht weiß man nie, ob er gezahlt hat, oder nicht.
  4. Doppelte Arbeit: Mieter werden an jedem Standort separat geführt, und manchmal doppelt. In der Buchhaltung werden sie nochmal erfasst. Die Verwaltung braucht zuviel Zeit und ist fehleranfällig.

Das alles kommt Ihnen viel zu bekannt vor? Dann wissen Sie es schon: Eine neue Software muss her. Manchmal kennt man einen Programmierer – und der schlagt gerne vor, doch etwas zu entwickeln. Soll man es machen? Nein, sagen wir – aus langer Erfahrung. Unsere Gründe lesen Sie im nächsten Abschnitt:

Vermeiden Sie Softwareentwicklung!

Blickt man sich am Markt um, wird die große Auswahl an Self Storage Softwares schnell verwirrend. Besonders, wer auf innovative Konzepte wie Smart Self-Storage ohne Personal vor Ort abzielt, stellt sich schnell die Frage, ob man nicht doch seine eigene Software entwickeln sollte.

Hier tappt man aber schnell in eine Kostenfalle: Wer selbst entwickelt, investiert initial um die 100.000 € oder mehr, und hat anschließend eine Software, die jährlich für mehr als 10.000 € nachgebessert und am aktuellen Stand gehalten werden muss. Und das sind noch kleine Summen, denn die großen Anbieter haben dutzende Mitarbeiter und investieren Millionen, um ihr Produkt auszubauen. Wollen Sie das?

Wenn Sie Software entwickeln wollen, dann sollten Sie gute Gründe haben und davor alle anderen Möglichkeiten geprüft haben. Wir finden: Meistens ist es nicht nötig – es gibt genug fertige Programme, die immer besser werden.

2015 haben wir begonnen, für unsere Kunden die ersten voll automatisierten Self-Storage-Anlagen zu entwickeln. Damals gab es noch keinen Weg um die Softwareentwicklung herum. Heute, fünf Jahre später, hat der Markt große Fortschritte gemacht. Wer eine moderne Lösung bauen will, muss nicht mehr tief in die Tasche greifen.

Mittlerweile gibt es aber immer mehr Software und Hardware, die vollständig im Internet läuft, ohne Softwareinstallation auf dem PC – damit wurde die Voraussetzung für innovative Geschäftsmodelle geschaffen, mit denen eine Online Buchung und ein sofortiger Einzug möglich werden.

Die interessante Auswahl an neuer, web-basierter Self Storage Softwares erübrigt oft eigene Softwareentwicklung. Lesen Sie im nächsten Kapitel, worauf Sie bei der Auswahl von einer Self Storage Software achten sollten.

Unsere Empfehlung: Vermeiden Sie die Entwicklung einer eigenen Self Storage Software! Prüfen Sie erst ausgiebig, was am Markt existiert. In den meisten Fällen werden Sie Ihren Bedarf abdecken und hohe Investitionen sparen können.

Verwaltungsprogramme in Deutschland, Österreich und der Schweiz

Sucht man in Google nach Self-Storage-Software, sind in den Ergebnissen Programme wie SiteLink oder storEDGE ganz weit oben. Was man aber nicht weiß: Im deutschen Sprachraum sind Sie nicht aktiv – andere Buchhaltungs­standards und Anforderungen wie DATEV oder die DSGVO machen den Markteintritt für die Großen Anbieter aus den USA mühsam, und angesichts lokaler Konkurrenz nicht lohnenswert.

Diese Programme sind in Deutschland, Österreich und der Schweiz im Einsatz:

Manche Self-Storage-Betreiber haben eigene Systeme entwickelt, die sie zwar nicht stark vermarkten, bei Interesse aber lizensieren:

Wie wähle ich die richtige Software?

Wir arbeiten wir mit Self-Storage-Anbietern aus allen Ländern und jeder Größe – und kennen viele Anwender der obigen Programme. Etwas überraschend ist es bei jeder Self-Storage-Software gleich: Manche Anwender lieben Sie, manche wollen nur noch weg. Wie das?

Self-Storage-Software muss zum Unternehmen passen. Jeder Betrieb hat eigene Abläufe und Eigenheiten. Während ein Anbieter seine Software nur noch in der Cloud betreiben will, will der andere lieber auf Nummer sicher gehen und das Programm als Installation vor Ort das auch dann noch läuft, wenn das Internet ausfällt.

Prüfen Sie genau, was Sie kaufen. Vergleichen Sie die Anbieter systematisch und wählen Sie eine Software, die auch langfristig zu ihrem Unternehmen passt.

Wenn wir für unsere Kunden Software prüfen, legen wir Checklisten an, und vergleichen dann den aktuellen Stand jeder Software mit dem Bedarf unserer Kunden. Das Ergebnis ist eine Bewertung die klar macht, welcher Kandidat am besten passt. Diese Punkte sind immer auf unserer Checklist – und sollten auch auf Ihre:

  • Online-Buchung: Sollen Kunden bei Ihnen online buchen & sofort einziehen können? Wollen Sie eine eigene Website entwickeln, oder soll die Software einen Shop enthalten, der den Mieter schon buchen lässt?
  • Buchhaltung: Werden Belege an Ihr Buchhaltungssystem überspielt? Unterstützt die Software Ihr Buchhaltungsprogramm wie DATEV oder BMD? Welche Zahlungsmethoden wollen Sie Anbieten? Verwenden Sie schon Bezahlanbieter, bei denen Sie bleiben möchten? ..
  • Hosting: Soll die Software vor Ort gehostet werden, oder doch lieber im Browser laufen? Diese Frage hat viel damit zu tun, wie Sie arbeiten wollen, und ob Sie dem Hersteller vertrauen, die Anwendung auch langfristig verlässlich bereitstellen zu können.
  • DSGVO: Unterstützt ihre Software die DSGVO nicht, drohen Strafen. Prüfen Sie die Verträge – oder fragen Sie uns nach unserer unschlagbar günstigen DSGVO-Prüfung, die wir in Kooperation mit einem Datenschutzbeauftragten anbieten.
  • Smart Locks: Welche Smart Locks werden unterstützt? Wie sollen meine Kunden das Self-Storage betreten - mit Chip oder Karte, PIN-Code, Handy? Soll das Smart-Lock-System auch Schlösser für jede Box ermöglichen?
  • Support: Gibt es einen deutschsprachigen Support, oder ist englisch genug? Welche Erreichbarkeiten erwarten Sie? Wollen Sie eine Schulung vor Ort, oder lieber eine Software, die keine braucht?

Oft reicht es, die wenige Punkte herauszupicken, aber in der Tiefe zu behandeln. Denken Sie sich in Themen wie Bezahlung, Zutritt und Verwaltungsprozesse rein. Sprechen Sie mit Ihrem Team, listen Sie alles auf, und versuchen Sie alle Kriterien systematisch zu erfassen. Manchmal kommen wichtige Punkte erst beim Testen der Anwendungen auf – bleiben Sie offen dafür, Ihre Liste auszubauen, und dass der Test so etwas dauern kann.

Egal, wie Sie es machen: Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Software zu prüfen! Jeder Fehler, den Sie jetzt vermeiden, zahlt sich Ihnen zehnfach zurück. Die mühsame Arbeit macht sich bezahlt: Mit einer genauen Prüfung kaufen Sie Software nur einmal ein, und sparen sich für den späteren Betrieb viel Chaos und Ärger.

Was hat für Karibu's Kunden funktioniert?

Wir bekommen regelmäßig die Frage: "Welche Software ist Karibu's Meinung nach die beste?" Als Berater müssen wir da natürlich abwinken und sagen: Das alles ist etwas komplizierter, braucht eine Prüfung. Stimmt natürlich, aber was, wenn der Leser weder Zeit noch Geld hat, eine Prüfung durchführen zu lassen?

Lassen wir unsere Kunden antworten: In den letzten Monaten haben wir für eine handvoll Betreiber Software nach deren Kriterien bewertet und drei Optionen zur Auswahl vorgelegt. Für Selfando, ExtraPlatz und Berger Storage ist die Wahl letztendlich auf Storeganise gefallen. Warum? Wir erklären uns das mit drei wesentlichen Eigenschaften der Self-Storage-Verwaltung:

  • Online-Buchung inkludiert: Die meisten Self-Storage-Anwendungen lassen sich "irgendwie" an das Internet anbinden, haben aber keine Online-Buchung inkludiert. Das heißt: Bei den meisten Anwendungen muss man sich für etwa 40.000 - 50.000 € selbst einen Shop programmieren lassen, über den man dann die Boxen vermietet. Leistbar für große Anbieter. Bei Storeganise ist der Webshop inkludiert.
  • DSGVO erfüllt: Besonders Anbieter mit Sitz außerhalb der EU wehren sich dagegen, EU-Standardverträge für den Datenschutz zu unterzeichnen. Als Unternehmer setzt man sich damit dem Risiko hoher Strafen aus. Storeganise ist einer der Anbieter, der die DSGVO erfüllt, und freiwillig strenge Auflagen zum Datenschutz erfüllt.
  • Fairer Preis: Letztendlich ist der monatliche Preis ein starkes Argument. Besonders Betreiber von Self-Storages von einzelnen Anlagen und in Regionen mit kleineren Mieten haben nicht das Budget, 900 € pro Monat für eine Self-Storage-Software zu zahlen. Storeganise liegt mit seinem Preis weit darunter.

Fazit

Neueinsteiger können bei der Auswahl der richtigen Self-Storage-Software nicht viel falsch machen – wählen Sie eine, die ins Budget passt, und die wichtigsten Kriterien grob erfüllt.

Wer schon mehrere Standorte betreibt oder möchte, dass die das neue Verwaltungsprogramm mit seiner IT zusammenspielt, sollte mehr Aufwand in die Prüfung stecken:

Wenn mehr auf dem Spiel steht, dann prüfen Sie die Kandidaten genau und planen Sie den Umstieg penibel. Legen Sie sich eine Checklist an und vergleichen Sie Ihre Favoriten. Die investierte Zeit lohnt sich: Die richtige Software spart Ihren Mitarbeitern Zeit, reduziert Fehler bei der Datenpflege und ist letztendlich die Basis für bessere Margen und gutes Wachstum.

Über den Autor

Sebastian Kerekes ist IT-Berater für Self-Storage und hilft mit Karibu Immobilien-Unternehmern moderne, voll automatisierte Self-Storage-Anlagen zu errichten.

Das Karibu Blog

"Ich will zu 100 % teilen, was ich weiß," sagt Kerekes. Dieser Blog ist aus den Fragen unserer Kunden entstanden. Senden Sie uns Ihre an info@karibu.com.

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