Best Practices für Zutritt im Self-Storage

Best Practice 1: Kontaktlosen Sofortzutritt

Sollen Self-Storage-Mieter online buchen und sofort einziehen, braucht es drei wesentliche Elemente:

• Webshop: Hier werden Self-Storage Abteile vermietet. Die meisten Self-Storage-Anwendungen erlauben die Anbindung eines eigenen Shops - der einen kleinen 5-stelligen Betrag kosten kann. Wenige Anbieter, wie Storeganise, bieten fix-fertige Shops als Teil Ihrer Mietsoftware.
• PIN-Pad: Überall, wo Mieter sich Zugänge teilen, sind digitale Schlösser nötig. PIN-Pads sind im Self-Storage etabliert und werden von jedem verstanden. Die Produkte von Salto KS sind dank Preis & Leistung beliebt im Self-Storage.
• Kombinationsschlösser: Vorhängeschlösser mit Ziffernkombination sind der Schlüssel zum Sofortzutritt zum Abteil. Zieht ein Mieter aus, wird ein Kombinationsschloss angebracht. Zieht ein neuer ein, erhält er den Code.

Webshop und PIN-Pads sind nachvollziehbar. Nur Kombinationsschlösser bringen etwas Arbeit mit sich. Warum sie eingesetzt werden, und worauf man achten muss, erklären wir in den folgenden Abschnitten.

Best Practice 2: Boxen sichern

Der DACH-Raum ist nicht Südamerika, wo Self-Storage rund um die Uhr Wachmannschaft und Hunde braucht. Aber auch wenn es bei uns gesitteter zugeht, verleitet die Gelegenheit - eine ungesicherte Box - zu schlechtem Verhalten.

Self-Storage-Betreiber haben mehrere Gründe, Boxen zu sichern:

• Einzugschaos: Mieter verwechseln beim Einzug ihre Box oder holen sich bewusst eine zweite. Umbuchungschaos, Verdienstentgang oder Doppelbuchungen sind Folgen.
• Müll: Im typischen Self-Storage sollen Mieter Müll mitnehmen. Bei Ein- und Auszügen fällt aber einiges davon an. Offene leere Abteile werden gerne als Ablage genutzt. Das lässt sich per Kamera zwar nachvollziehen, Prävention ist aber günstiger als Nachforschung.
• Überschließen: Ist die Rechnung überfällig, wird der Mieter ausgeschlossen - einerseits am PIN-Pad, zweitens, falls er doch Zutritt bekommt, an der Box.

Kombinationsschlösser, so stellt sich heraus, bieten für diese Situationen ausreichend Sicherheit: Sie verschließen entweder leere Abteile, oder Boxen, die bereits mit einem Vorhängeschlöss des Mieters verriegelt sind.

Best Practice 3: Vermieter aussperren

Der Mieter zieht ein - und verwendet das Kombinationsschloss, richtig? Nein!

Mieter ändern den PIN trotzt Aufforderung selten. Als Betreiber hat man so immer noch Zutritt zur Box - was zu einer Reihe von Problemen führen kann.

Schaden oder vermeinter Diebstahl in der Box? Mein Vermieter hatte Zutritt! Schmuggelware oder Diebesgut in der Box? Der Betreiber wird Teil der Ermittlung.

Es passiert selten, aber über die Jahre jedem. Kein Wunder, dass man erfahrende Branchengrößen wie Lagerbox Wert darauf setzen, das Mieter nur eigene Schlösser an den Boxen verwenden.

Die Lösung ist es, sich als Vermieter selbst auszusperren. Zieht der Mieter ein, soll er das Kombinationsschloss zurückgeben - in eine "Abgabebox", einen Postkasten beim Ausgang. Seine Box sicher der Mieter mit einem Vorhängeschloss mit Schlüsseln.

Best Practice 4: Schlösser mitverkaufen

Nicht jeder Kunde denkt daran, vor dem Einzug schnell ein Vorhängeschloss zu kaufen - und steht dann ohne eigenem Vorhängeschloss vor der eben eingeräumten Box.

Eine offensichtliche Lösung sind Verkaufsautomaten - lohnen sich aber kaum: Die Anschaffungskosten liegen im 4- bis 5-stelligen Bereich, Zahlung per Karte braucht zusätzliche Verträge. Dazu kommen Wartungskosten und die regelmäßige Bestückung.

Es geht auch viel einfacher: Beim Auszug wird die Box immer geprüft. Beim Auszug hinerlassen Sie ein neues Vorhängeschloss mit Schlüsseln, danach sichern Sie die Box mit einem Konmbinationsschloss. Zieht der Mieter ein, erhält er so sein Schloss.

Das Schloss wird also zur fixen Gebühr im Warenkorb. Betreiber verkaufen es teilweise zum Einkaufspreis, teilweise mit gutem Profit - wir haben Preise von 7 - 25 € gesehen.

Ein gutes Nebengeschäft: Vermietet man 100 Boxen für im Schnitt 9 Monate und verkauft Vorhängeschlösser mit 10 € Profit, ergeben sich pro Jahr 1.170 € Mehreinnahmen - ohne wesentlichen Mehraufwand für den Betreiber.

Best Practice 5: Vorhängeschlossverwaltung

Wenn man vor einer Abgabebox sieht, in der alle Schlösser gleich aussehen, hat man ein Problem: Welches Schloss hat welchen PIN? Ein Kodierungssystem könnte das lösen. Aber wo stehen die Codes - einer eigenen Excel-Tabelle?

Chaos entsteht. Manuelles Verwalten von Kombinationsschlössern ist möglich, aber mühsam. Fehler sind vorprogrammiert, der Bolzenschneider regelmäßig im Einsatz.

Die Lösung? Die Vorhängeschlossverwaltung Rubik ist eine günstige App, die Self-Storage-Betreibern hilft, Vorhängeschlösser eindeutig zu identifizieren, sich PINs zu merken, uns sie beim Einuzug an Mieter zu versenden.